Korespondencja seryjna

[admin]

Tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą arkusza kalkulacyjnego programu Excel
Korespondencja seryjna umożliwia tworzenie wielu dokumentów naraz. Takie dokumenty mają jednakowe ustawienia układu i formatowania oraz tekst i grafikę. Tylko określone sekcje poszczególnych dokumentów są różne. Można je spersonalizować odpowiednio do potrzeb. Korzystając z korespondencji seryjnej, w programie Word można zbiorczo tworzyć etykiety, listy, koperty i wiadomości e-mail. Z przygotowaniem korespondencji seryjnej są związane trzy dokumenty:

• Dokument główny

• Źródło danych

• Scalony dokument

Krok 1. Przygotowanie danych korespondencji seryjnej w programie Excel

Najważniejszym etapem tworzenia korespondencji seryjnej jest konfigurowanie i przygotowywanie dla niej danych. Źródłem danych listy adresatów jest arkusz kalkulacyjny programu Excel.

Poniższe porady ułatwiają przygotowywanie danych korespondencji seryjnej. Upewnij się, że spełnione są następujące warunki:

• Nazwy kolumn w arkuszu kalkulacyjnym muszą odpowiadać nazwom pól, które chcesz wstawić w korespondencji seryjnej. Aby na przykład zwracać się do czytelników dokumentu przy użyciu ich imion, musisz utworzyć oddzielne kolumny z imionami i nazwiskami.

• Wszystkie dane do scalenia muszą się znajdować w pierwszym arkuszu.

• Dane obejmujące wartości procentowe, waluty i kody pocztowe muszą być odpowiednio sformatowane w arkuszu kalkulacyjnym, aby program Word mógł je poprawnie odczytać.

• Arkusz kalkulacyjny programu Excel używany w korespondencji seryjnej musi być zapisany na komputerze lokalnym.

• Wprowadź wszystkie zmiany i uzupełnienia przed połączeniem arkusza kalkulacyjnego z dokumentem korespondencji seryjnej w programie Word.

Uwaga: Możesz pobrać dane z arkusza kalkulacyjnego programu Excel przez zaimportowanie pliku z wartościami oddzielanymi przecinkami (.csv) lub pliku tekstowego (.txt) i użycie Kreatora importu tekstu w celu utworzenia nowego arkusza.

Krok 2. Rozpoczynanie tworzenia korespondencji seryjnej

• W programie Word wybierz pozycję Plik > Nowy > Pusty dokument.

• Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz rodzaj scalania, którego chcesz użyć.

• Kliknij pozycję Wybierz adresatów > Użyj istniejącej listy.

• Zaznacz odpowiedni arkusz kalkulacyjny programu Excel i wybierz przycisk Otwórz.

• Jeśli w programie Word zostanie wyświetlone zapytanie, wybierz pozycję Arkusz1$ > OK.
  Uwaga: Arkusz kalkulacyjny programu Excel zostanie połączony z dokumentem korespondencji seryjnej tworzonym w programie Word.

Edytowanie listy adresowej
Możesz ograniczyć listę adresatów.

• Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

• W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej wyczyść pole wyboru obok każdej osoby, do której nie chcesz wysyłać korespondencji.

Uwaga: Aby ułatwić wyszukiwanie nazw i adresów, możesz skorzystać z opcji sortowania i filtrowania listy.

Krok 3. Wstawianie pola korespondencji seryjnej
Wstawiając pola korespondencji seryjnej, możesz pobierać odpowiednie informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu.
Wstawianie bloku adresu dla koperty, etykiety, wiadomości e-mail lub listu.

• Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Blok adresu.

• W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu wybierz format imienia i nazwiska adresata, jaki ma się pojawić na kopercie.

• W oknie dialogowym Wstawianie wiersza pozdrowienia wykonaj następujące czynności:

* W obszarze Wiersz pozdrowienia zmień to pozdrowienie lub zostaw ustawienie domyślne (Sz. P.) oraz dostosuj format nazwy adresata oraz końcowy znak interpunkcyjny (domyślnie jest to przecinek).
* W obszarze Wiersz pozdrowienia w przypadku braku nazw adresatów wybierz opcję z listy pozdrowień.

• Wybierz pozycję OK.

• Wybierz pozycje Plik > Zapisz.

Wstawianie danych z arkusza kalkulacyjnego w wiadomości e-mail lub liście

• Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Wstaw pole korespondencji seryjnej.

• W oknie dialogowym Wstawianie pola korespondencji seryjnej w obszarze Pola wybierz nazwę pola (nazwę kolumny w arkuszu kalkulacyjnym), a następnie wybierz pozycję Wstaw.

• W razie potrzeby powtórz krok 2. Po wstawieniu wszystkich pól wybierz pozycję Zamknij.

• Wybierz pozycje Plik > Zapisz.

Krok 4. Wyświetlanie podglądu korespondencji seryjnej i kończenie konfiguracji
Gdy wstawisz wszystkie pola korespondencji seryjnej, możesz wyświetlić podgląd rezultatów, aby upewnić się, że informacje są wyświetlane prawidłowo. Następnie możesz zakończyć proces scalania.

• Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Podgląd wyników.

• Wybierając przyciski Następny i Poprzedni , możesz przechodzić pomiędzy rekordami źródła danych, aby zobaczyć, jak zostaną wyświetlone w dokumencie.

• W grupie Kończenie wybierz pozycję Zakończ i scal, a następnie wybierz pozycję Drukuj dokumenty lub Wyślij wiadomości e-mail.

Krok 5. Zapisywanie korespondencji seryjnej
Po zapisaniu dokumentu korespondencji seryjnej pozostaje on połączony ze źródłem danych. Możesz korzystać z niego w przyszłych korespondencjach seryjnych.

• Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz przycisk Tak, gdy w programie Word zostanie wyświetlony monit o zachowanie połączenia.